Задачи архивного отдела:
Основными задачами Отдела являются:
1 Формирование и содержание муниципального архива, включая хранение архивных фондов поселений;
2 Развитие и совершенствование архивного дела в районе, анализ его состояния;
3 Обеспечение хранения, комплектования, учета и использования архивных документов и архивных фондов, хранящихся в Отделе;
4 Координация деятельности Организаций-источников комплектования Отдела в области архивного дела;
5 Ведение государственного учета документов Архивного фонда Тамбовской области, хранящихся в архивах Организаций-источников комплектования Отдела, осуществление контроля за сохранностью и использованием названных документов.
Функции архивного отдела
В соответствии с основными задачами Отдел выполняет следующие функции:
1 Разрабатывает годовые и перспективные планы развития архивного дела в районе и составляет отчеты об их исполнении.
2 Обеспечивает хранение, комплектование, учет и использование архивных документов и архивных фондов Отдела, в том числе:
- обеспечивает постоянное хранение, комплектование, учет и использование:
- архивных фондов и архивных документов Организаций на носителях различных видов, а также документов личного происхождения относящихся к Архивному фонду Российской Федерации, переданных на законном основании на хранение в Отдел;
- печатных, аудиовизуальных и других материалов, дополняющих фонды Отдела;
- учетных документов, архивных справочников, картотек и других материалов, необходимых в практической работе Отдела.
3 Обеспечивает временное хранение, комплектование, учет и использование документов:
- постоянного хранения, образовавшихся в деятельности располагающихся на территории района Организаций относящихся к государственной собственности, в ходе реализации отдельных государственных полномочий, переданных Отделу в соответствии с действующим законодательством и ( или) заключенными договорами.
- по личному составу ликвидированных Организаций, зарегистрированных и (или) функционировавших на территории района, не имеющих правоприемников или вышестоящих организаций.
4 По согласованию с главой администрации района при наличии свободных площадей и необходимых условий может осуществлять хранение других архивных документов Организаций и граждан;
5 Разрабатывает и, по согласованию с экспертно- проверочной комиссией (далее-ЭПК) управления культуры и архивного дела области, представляет на утверждение главы администрации района списки Организаций-источников комплектования Отдела, ведет систематическую работу по их уточнению и усовершенствованию;
6 Осуществляет прием документов Архивного фонда Тамбовской области и других архивных документов на хранение в Отдел;
7 Проводит в установленном порядке экспертизу ценности документов, хранящихся в Отделе;
8 Создает и совершенствует научно-справочный аппарат к архивным документам, хранящимся в Отделе; при наличии соответствующих технических средств и кадрового обеспечения создает автоматизированные информационно-поисковые системы, банки и базы данных, справочники о составе документов;
9 Осуществляет организационно-методическое руководство деятельностью архивов Организаций- источников комплектования Отдела, в том числе:
10 осуществляет контроль по сохранности и учету архивных документов в организациях- источниках комплектования отдела;
11 рассматривает и согласовывает Положения об архивах, экспертных комиссиях и инструкции по делопроизводству Организаций.
12 рассматривает и представляет ЭПК управления культуры и архивного дела области для утверждения описи дел постоянного хранения, для согласования- описи дел по личному составу, номенклатуры дел Организаций, акты о выделении к уничтожению документов, не подлежащих хранению, акты о неисправимых повреждениях документов, акты о необнаружении документов, пути розыска которых исчерпаны:
13 изучает и обобщает результаты работы архивов Организаций, распространяет их передовой опыт;
14 проводит совещания, семинары и консультации по вопросам организации архивного дела;
15 оказывает содействие Организациям, расположенным на территории района, в обеспечении хранения, комплектования, учета и использования архивных документов;
16 разрабатывает и реализует мероприятия по улучшению работы архивов Организаций, повышению квалификации их работников;
17 информирует органы местного самоуправления, иные заинтересованные лица о составе и содержании архивных фондов и документов Отдела;
18 исполняет запросы обращающихся на законном основании юридических и физических лиц о предоставлении документной архивной информации, выдает соответствующим образом оформленные архивные справки, выписки, копии документов, информационные письма , тематические перечни, тематические обзоры документов или письма об отсутствии запрашиваемых сведений в архиве;
19 организует работу пользователей архивных документов в Отделе;
20 Предоставляет государственные и муниципальные услуги в соответствии с утвержденными администрацией области, администрацией района административными регламентами предоставления государственных и муниципальных услуг.
21 Обеспечивает своевременное размещение в Региональном электронном реестре, на сайте администрации района информации о государственных и муниципальных услугах.
22 Участвует, в соответствии с муниципальными правовыми актами, в работе по предоставлению информации о деятельности администрации района.
23 популяризует архивное дело и архивные документы: оформляет документные выставки, готовит материалы для средств массовой информации, проводит встречи с общественностью, использует иные средства для достижения указанной цели.
Перечень законов и иных нормативных правовых актов, определяющих полномочия, задачи и функции архивного отдела:
Отдел руководствуется в своей деятельности Конституцией Российской Федерации от12.12.1993;
Федеральным законом от 06.10.2003 № 131-ФЗ « Об общих принципах организации местного самоуправления в Российской Федерации ( ст.15);
Федеральным законом от22.1-2004 № 125 –ФЗ « Об архивном деле в Российской Федерации»;
Законом Тамбовской области от 03.03.2006 № 4-3 « О наделении органов местного самоуправления муниципальных районов и городских округов Тамбовской области отдельными государственными полномочиями Тамбовской области по хранению, комплектованию, учету и использованию архивных документов, относящихся к государственной собственности и находящихся на территории муниципальных образований»,
Законом Тамбовской области от 23.06.2006 № 54-З « Об архивном фонде Тамбовской области», Уставом Токаревского района Тамбовской области, иными законодательными и правовыми актами РФ и области,
постановлениями и распоряжениями главы администрации района,
Правилами организации хранения, комплектования, учета и использования документов Архивного фонда Российской Федерации и других архивных документов в государственных и муниципальных архивах , музеях и библиотеках, организациях Российской академии наук, утвержденными приказом Министерства культуры и массовых коммуникаций Российской Федерации от 18 января 2007 г. № 19, административным Регламентом предоставления муниципальной услуги «Исполнение запросов юридических и физических лиц о предоставлении архивной информации».